Meldepflicht für elektronische Kassensysteme

Eigentlich war die Meldung elektronischer Kassensysteme bereits für 2020 geplant – wurde jedoch mehrfach verschoben, weil die technischen Voraussetzungen fehlten. Seit dem 1. Januar 2025 ist nun klar: Die Meldepflicht gilt und kann über die ERiC-Schnittstelle im Elster-Portal umgesetzt werden (BMF-Schreiben vom 28.06.2024, BStBl I 2024, 1063).

Ziel der Finanzverwaltung ist es, einen transparenten Überblick über alle eingesetzten Kassensysteme in Deutschland zu erhalten. Dabei geht es nicht nur um die Geräte selbst, sondern auch um deren Ausstattung, Alter, Vernetzung und insbesondere um die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) – denn diese ist bereits seit 2023 verpflichtend.

Wen betrifft die Meldepflicht?

Die Meldepflicht gilt für alle Unternehmen, die:

• ein elektronisches Kassensystem mit TSE nutzen,

• andere elektronische Aufzeichnungssysteme wie Waagen mit Kassenfunktion einsetzen.

Auch mehrere verbundene Kassen müssen einzeln gemeldet werden. Geräte ohne Kassenfunktion – etwa Orderhandys – sind davon ausgenommen. Wichtig: Alle Kassen einer Betriebsstätte müssen gemeinsam in einer Mitteilung übermittelt werden.

Fristen im Überblick

Unternehmen, die ihr Kassensystem vor dem 1. Juli 2025 angeschafft (oder gemietet/geleast) haben, profitieren von einer Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025.

Ab dem 1. Juli 2025 gilt dann:
Neue Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung beim Finanzamt gemeldet werden.

Auch die Außerbetriebnahme ist meldepflichtig

Wird eine Kasse außer Betrieb genommen – egal ob ersetzt, defekt oder gestohlen – muss dies ebenfalls innerhalb eines Monats dem Finanzamt mitgeteilt werden. Wichtig ist hierbei auch die Angabe des Datums und des Grundes der Abmeldung.

Welche Angaben müssen übermittelt werden?

Folgende Informationen sind für die Meldung erforderlich:

• Name und Steuernummer des Unternehmens

• Art des Kassensystems

• Seriennummer des Geräts

• verwendete technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

• Anzahl der Systeme

• Anschaffungsdatum

• bei Außerbetriebnahme: Datum und Grund

Was ist jetzt zu tun?

Unternehmen sollten sich frühzeitig einen Überblick über ihre eingesetzten Kassensysteme verschaffen. Dazu gehört auch, alle erforderlichen Informationen zu sammeln und bereitzuhalten. So lässt sich die Meldung schnell und korrekt abwickeln.

Bei Fragen zur Kassensystem-Meldung oder zur Vorbereitung auf die neuen Anforderungen stehen wir Ihnen als Steuerkanzlei selbstverständlich beratend zur Seite.