Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten im Ausland – steuerliche Behandlung im Überblick

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten berechtigen grundsätzlich zum steuerlichen Abzug der entstandenen Reisekosten. Voraussetzung ist stets, dass die Reise eindeutig betrieblich oder beruflich veranlasst ist. Nur dann können Arbeitgeber die Aufwendungen steuerfrei erstatten oder Unternehmer diese als Betriebsausgaben geltend machen.

Besonders relevant sind die Fahrtkosten. Deren Höhe richtet sich nach dem genutzten Verkehrsmittel. Für Motorräder, Motorroller oder Mopeds gilt eine Kilometerpauschale von 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer. Wird ein eigener Pkw eingesetzt, können entweder pauschal 0,30 Euro pro Kilometer oder alternativ die tatsächlichen Kosten bzw. ein individueller Kilometersatz angesetzt werden. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln sind die tatsächlichen Ticketkosten abziehbar. Auch bei Auslandsreisen gelten diese Pauschalen unverändert; die erhöhte Entfernungspauschale von 0,38 Euro findet auf Reisekosten keine Anwendung.

Je nach Fahrzeugart bestehen Besonderheiten. Beim Firmenwagen trägt der Arbeitgeber in der Regel sämtliche Kosten, auch solche, die im Ausland anfallen. Die ausländische Umsatzsteuer ist jedoch nicht unmittelbar als Vorsteuer abziehbar, sondern kann gegebenenfalls über ein Vergütungsverfahren zurückgefordert werden. Wird der private Pkw genutzt, kann der Arbeitgeber die gesetzliche Kilometerpauschale erstatten. Eine Vergleichsrechnung mit den tatsächlichen Kosten kann im Einzelfall sinnvoll sein, sofern die Aufwendungen angemessen sind.

Bei der Anmietung eines Fahrzeugs empfiehlt es sich aus steuerlicher Sicht, dass der Arbeitgeber als Vertragspartner auftritt. Eine nur geringfügige private Nutzung ist unschädlich; bei umfangreicher Privatnutzung ist eine Aufteilung der Kosten erforderlich.

Insgesamt gelten für Auslandsreisen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit im Wesentlichen dieselben steuerlichen Grundsätze wie im Inland. Entscheidend bleiben die berufliche Veranlassung und eine ordnungsgemäße Dokumentation der entstandenen Aufwendungen.